Gli armadi per gli archivi in ufficio: un ottimo alleato del settore amministrativo

Nella progettazione dell’arredamento di un ufficio va tenuto conto che bisogna dedicare dello spazio agli armadi per gli archivi, per conservare tutto il materiale utile al settore amministrativo  e commerciale.  Nelle aziende è importante conservare sempre tutti i progetti, i contratti, le ricevute, perché i progetti posso essere utilizzati come keys history per mostrare ad un altro cliente la propria metodologia di lavoro.

I metodi per mantenere l’archivio dell’ufficio ordinato

In agenzie con molti dipendenti è importante avere un archivio per l’ufficio sempre aggiornato, per dare a tutti i collaboratori la possibilità di consultare i fascicoli interni dei clienti o dei progetti. Nell’archivio dell’ufficio vanno conservati tutti i contatti dei fornitori, in modo da consultarli rapidamente senza dover cercare i dati nelle rubriche o nel contratto di collaborazione. La soluzione più rapida è acquistare degli schedari possibilmente colorati da dividere per settori, per una facile consultazione.

Archiviare in ufficio: soluzioni rapide per tutte le esigenze

Archiviare in ufficio è un’esigenza con la quale ci si confronta ogni giorno. Nonostante si tenda a digitalizzare tutto, i documenti cartacei fanno ancora sentire la loro presenza in tutti gli uffici.

Ecco perché in molti sono alla ricerca di sistemi per l’archiviazione di documenti che possano risolvere le problematiche più disparate: dal risparmio di spazio alla rapidità di accesso alle informazioni, dalla privacy alla soluzione d’arredo.

I classici classificatori a cassetti sono una buona risposta a molte di queste necessità. I nuovi formati sono molto curati anche dal punto di vista dell’estetica, assicurando un po’ di colore in più ai nostri uffici.

Se il risparmio di spazio è il vostro obiettivo principale, l’archiviatore girevole è il vostro prodotto. Ma, se cercate una soluzione modulare, le cassettiere componibili sono già vostre. Comode anche nel caso di mancanza di spazio: dato il loro peso contenuto potranno essere posizionate anche sulla scrivania.

Per chi non ha particolari esigenze di accesso rapido alle informazioni o di estetica, si potrà ricorrere anche alle care vecchie scatole di cartone.

Con tutte le soluzioni a disposizione, archiviare in ufficio sarà solo una questione di scelta e di gusto.

Armadio di sicurezza per proteggere i documenti importanti

L’unico modo per archiviare un gran numero di incartamenti e di tenerli lontano da mani indiscrete è quello di tenere i faldoni dei documenti in un armadio di sicurezza antiscasso. L’armadio di sicurezza della New Brand è un armadio in metallo estremamente robusto che presenta una serratura a chiave che offre il massimo della sicurezza passiva grazie all’ingegnoso meccanismo di chiusura.

L’armadio di Sicurezza della New Brand è alto 195 cm, largo 100 cm e profondo 55 cm; al suo interno sono presenti dei piani che possono essere facilmente regolati in base alle proprie esigenze di archiviazione.

Questo armadio metallico è la soluzione ottimale in termini di sicurezza e affidabilità per uffici, studi professionali, uffici comunali, negozi e alberghi.

Inoltre il colore neutro bianco permette all’armadio di sicurezza in metallo di inserirsi in perfetta armonia con l’arredamento già esistente dell’ufficio.

Come archiviare i documenti in un armadio metallico?

Quando la vaschetta porta documenti non basta più… è arrivata l’ora di procurarvi un armadio metallico per l’archiviazione!

Già qualche mese fa vi avevo raccontato le mie “disavventure” in ufficio, ricordando i tempi (non molto lontani) in cui anche solo cercare un’informazione nella marea di fogli sulla mia scrivania… era diventata un’ardua impresa!

Beh, pensate che adesso tutti i miei documenti hanno tutti una precisa collocazione e la scrivania è talmente ordinata… da farmi diventare una vera e propria dispensatrice di consigli in materia di archiviazione dei documenti!

Finchè i documenti cartacei sono pochi, o comunque in quantità facilmente gestibile, la soluzione migliore è quella che vi ho consigliato nel precedente post: la vaschetta porta documenti.
Ma quando cominciate a far fatica anche con quello e sulla vostra scrivania ricomincia a regnare il caos… probabilmente avete bisogno di un armadio metallico per ufficio!

Come archiviare i documenti cartacei ??

Ormai è diverso tempo che lavoro qui, ma ho indelebile tra i ricordi quello della prima settimana trascorsa in ufficio per capire e scegliere il criterio con il quale poi, per sempre, avrei archiviato i vari documenti cartacei che vengono prodotti in qualsiasi ufficio.
Sono stata una settimana intera a pensare quale sistema dia archiviazione negli armadi poteva essere il migliore: alfabetico, per tipologia (acquisti o vendite), fiscali e non…insomma il mio pensiero fisso per circa una settimana è stato questo e null’altro.

Mi alzavo la mattina e pensavo di aver trovato la soluzione, ma una volta in ufficio trovavo qualche documento che non poteva essere archiviato con gli altri a meno che non avessi cambiato il criterio, ma, a quel punto, avrei dovuto cominciare tutto daccapo.

Così ho fatto una cosa tanto semplice quanto banale, alla quale, tuttavia, non avevo proprio pensato: ho fatto un sondaggio, ho chiesto ai colleghi quale criterio avrebbero scelto e ha vinto questo!