Vacanze finite? Sommerso dalle email? 5 consigli per gestire la Posta in arrivo

By | March 29, 2016

Quando la vacanze sono finite e nella mente scorrono le immagini dei giorni di relax appena trascorsi, un senso di stress post-rientro rischia di prendere il sopravvento non appena accendi il pc e vedi la posta in arrivo.

Se ti senti spesso sommerso dalle e-mail dopo le vacanze, leggi questo articolo per scoprire come ottimizzare la gestione della posta elettronica, aumentare la tua produttività e salvaguardare il buon umore.

 

ottimizzare gestione delle e-mail

 

La gestione delle e-mail, anche se a volte non sembra, in certi casi diventa un vero e proprio lavoro a se stante che occupa molto tempo ed energie preziose. E quando è ora di rientrare in ufficio, come in questi giorni dopo Pasqua, eccovi che siete di nuovo al timone della vostra scrivania, accendete il pc e sgranate gli occhi! Una serie quasi infinita di e-mail scorrono davanti ai vostri occhi, che occupano il monitor del computer ed annebbiano la vostra vista. Ma dopo che avrete letto questa breve guida, non vi sentirete più così! Seguendo piccoli semplici consigli, infatti, vedrete presto migliorare la vostra gestione delle e-mail, con un conseguente aumento della produttività.

Quindi, dopo aver seguito i consueti rituali della sera prima e del mattino idonei a prepararti psicologicamente al rientro in ufficio e ti sei seduto alla tua bella scrivania, è arrivato il momento di iniziare ad affrontare la questione “email arretrate”. Di seguito, ti presentiamo alcuni consigli da seguire per non perdere del tutto il senso di benessere apportato dalle ferie.

1) Evita di controllare le e-mail appena arrivato in ufficio

La prima regola da osservare è quella di non farti subito assalire dall’ansia di dover leggere le e-mail. Non occorre controllare la posta né la sera prima, né tanto meno di prima mattina appena giunto in ufficio, perché gestire le e-mail può diventare un’attività time consuming, come nel caso della posta arretrata post-ferie, che può farti deconcentrare dalle attività più urgenti.

2) Scegli dei momenti specifici della giornata per controllare le e-mail

E’ invece consigliato stabilire un’ora della giornata o degli intervalli regolari per fare un check delle tue e-mail da rispettare con assoluta precisione, da scegliere in base al tipo di attività lavorative che occupano le tue ore di lavoro. Tutto ciò aiuterà ad ottimizzare sensibilmente il tuo tempo, concentrandoti sulle diverse attività da svolgere una per volta.

3) Imposta regole e filtri

Tenere ordinata la propria casella di posta elettronica è sempre buona norma, per evitare sindromi di stress ed ansia che si possono tranquillamente evitare. E’ qui che entrano in gioco le funzioni “regole” e “filtri”, presenti in quasi tutti i client di posta elettronica. Si rivelano strumenti fondamentali per smistare le e-mail, organizzandole in cartelle tematiche in base al tipo di messaggio (commerciale o di lavoro) o mittente. Ma è possibile anche impostare regole per eliminare automaticamente messaggi che contengono determinati termini o indirizzi di posta elettronica.

4) Disattiva le notifiche

Stabilire degli intervalli regolari per controllare la posta in arrivo non è sempre la soluzione definitiva. Infatti, soltanto scoprire che è arrivato un nuovo messaggio spesso è fonte di distrazione e perdita di concentrazione, così diventa cruciale arrivare alla disattivazione delle notifiche di ricezione delle e-mail.

5) Esternalizza la gestione delle e-mail

Invece se proprio non riesci a farti bastare questi primi consigli, tieni a mente questa soluzione ulteriore: un sistema alternativo per risolvere definitivamente la gestione della e-mail è quello di incaricare qualcuno o un software che lo faccia per te! Questo ti permetterà di concentrarti totalmente sulla tua attività.

 

Una volta che avrai deciso di mettere in pratica questi semplici consigli, fai un punto della situazione e facci sapere se hai riscontrato dei benefici nella tua gestione delle e-mail!

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